Der gemeinsame Himmel: Erfolgreiche Organisation von Gruppenflügen

Wer ein paar Tipps berücksichtigt, die es bei der Durchführung von Gruppenflügen zu beachten gibt, wird ganz gewiss eine tolle Reise erleben und stets gut und sicher am Zielort ankommen. Dabei ist es unerheblich, ob es um die Planung und Organisation von Schulausflügen, Vereinsreisen oder Business-Trips mit der ganzen Abteilung geht. Wichtig ist es, gut durchdacht an das Projekt heranzugehen und auch mal den Blick über den Tellerrand zu wagen:

Die ideale Fluggesellschaft finden:

Die Auswahl einer passenden Fluggesellschaft sowie einer adäquaten Flugroute ist mit Blick auf die Organisation unvergesslicher Gruppenflüge essenziell. So ist es unerlässlich, eine Fluggesellschaft zu wählen, die Erfahrung mit Gruppenbuchungen hat und bereit ist, spezielle Anforderungen zu erfüllen, wie beispielsweise das Gewähren attraktiver Gruppenrabatte oder die Koordination von Gruppencheckins. Bei der Auswahl der Flugroute sollten auch Faktoren wie mögliche Zwischenstopps, Flugzeiten sowie nicht zuletzt die Gesamtreisezeit berücksichtigt werden, um den Komfort der Gruppenmitglieder von Anfang an sicherzustellen.

Der Transport zum Ziel und zurück:

Die Organisation des Transports vom und zum Flughafen nimmt in diesem Zusammenhang ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Je nach Größe der Gruppe und Entfernung zum Flughafen kann es erfahrungsgemäß von Vorteil für alle Mitreisenden sein, einen Bus oder einen Shuttle-Service zu organisieren, um alle Mitglieder der Gruppe sicher und pünktlich zum Flughafen zu bringen. Dieser Faktor trägt ebenfalls dazu bei, Stress und Verzögerungen am Tag der Abreise zu minimieren.

Das Gepäck - die Bestimmungen

Es ist sicherlich in jedem Fall ratsam, bereits im Vorfeld Informationen über die Gepäckbestimmungen der Fluggesellschaft einzuholen und diese an die Gruppenmitglieder weiterzugeben. Kommunikation ist alles - und sie hilft, Missverständnisse oder unangenehme Überraschungen am Flughafen zu vermeiden. Ferner sollten die Gruppenmitglieder über etwaige Einreiseanforderungen oder Visabestimmungen informiert werden, vor allem, wenn es sich zum Beispiel um internationale Flüge handelt.

Unterstützung für alle - jederzeit

Wie schon erwähnt, ist es vor und während der Reise unabdingbar, die Kommunikation aufrechtzuerhalten und den Gruppenmitgliedern bei Bedarf Unterstützung anzubieten. Dies kann den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen wie Flugverspätungen oder Gepäckproblemen in vielerlei Hinsicht erleichtern. Ein verantwortungsbewusster Ansprechpartner sollte daher möglichst im Vorfeld benannt werden, welcher im Falle auftretender Probleme oder gar bei Notfällen kontaktiert werden kann und der die Gruppe koordiniert. Empfehlenswert in dieser Hinsicht ist, vorab Erkundungen oder Referenzen über die entsprechende Person - auch in Bezug auf ihre Verlässlichkeit, Kundenorientiertheit und Kompetenz - einzuholen.

Feedback der Mitreisenden

Nicht zuletzt ist es von elementarer Bedeutung, nach der Gruppenflugreise ein Feedback bei den Teilnehmern zu erbitten. Nur auf diese Weise ist 1:1 gewährleistet, zu erfahren, was gut lief und wo es möglicherweise einen Verbesserungsbedarf gibt. Ein solches Nachfragen bietet sich an, um zukünftige Gruppenreisen noch besser zu planen und durchzuführen.

Generell zeigt sich, dass vor allem durch eine sorgfältige Planung, eine klare Kommunikation zwischen Orga-Team und Gruppenmitgliedern sowie außerdem die Bereitschaft, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, Gruppenflugreisen sicher und erfolgreich durchzuführen. Eine zu straffe Planung könnte sich allerdings unter Umständen auf den Spaßfaktor auswirken.